Umas das funções mais importantes e trabalhosas de um clube rotário é a do Diretor de Protocolo, que corresponde a de Chefe do Cerimonial. Muitos a julgam uma função superficial o que não é verdadeiro.

A função do Diretor de Protocolo é contribuir para que a reunião do clube se destaque por sua ordem e eficácia de forma a transmitir uma boa impressão aos visitantes e convidados.

O companheiro deve estar sempre atento para evitar ocorrências que possam prejudicar a dignidade e o prestigio associados aos Rotary Clubs.

Não precisa ser um orador. Sua missão não é fazer discursos, devendo ser simpático, discreto e sóbrio. Não deve se considerar uma “vedete” ou “animador de festinha”. Deve ser atencioso, objetivo e alegre, sem exageros.

Especificamente sua função é cuidar do aspecto prático e das facilidades físicas de cada reunião, bem como orientar discretamente seu desenrolar.

Da sua eficiência  dependem a ordem e o sucesso da reunião.

Compete ao Diretor de Protocolo:
a) Chegar ao local da reunião com a devida antecedência;
b) Informar-se sobre a refeição a ser servida;
c) Verificar lugares, som, panóplia, símbolos rotários, tribuna etc;
d) Providenciar os recursos necessários ao orador (painéis, projetor, retroprojetor, etc.)
e) Providenciar, com a ajuda das Comissões de Companheirismo e de Programa, a recepção aos convidados, principalmente aos que se destinarem a Mesa da Presidência, acomodando-os à mesma.
f) Encaminhar rotarianos visitantes ao secretário para o preenchimento do comprovante de visita. Uma tarefa importante é evitar que os companheiros ocupem sempre os mesmos lugares, promovendo assim, o rodízio para melhor entrosamento entre todos.
g) Colaborar com o Presidente na composição da Mesa que dirigirá a reunião, atendo-se ao cerimonial oficial do nosso País, do protocolo rotário e das boas normas sociais.
h) Anunciar a constituição da Mesa apresentando seus componentes ao plenário.( A lista deverá ser encaminhada ao presidente para os agradecimentos ao final da reunião).
i) Levar ao conhecimento do Presidente, pedidos de companheiros para uso da palavra, informando – o sobre o assunto a ser tratado ( Como não existe  palavra livre em Rotary, compete ao Presidente autorizá – la  ou não) 

Cumpre missão importante e deve:
a) Utilizar-se do microfone o menor tempo possível, bem como o menor número de vezes.
b) Evitar o relato de casos cômicos e pitorescos. Evitar dizer “gracinhas”, bem como usar termos de gíria.
c) Dar o seu “recado” em linguagem escorreita e sóbria, ter boa apresentação.(Nunca em mangas de camisa, em reuniões especiais).
d) Limitar–se à apresentação da Mesa, da programação da reunião e do cardápio (se não estiverem impressos nos panfletos de mesa ) e a uma ou outra comunicação indispensável.
e) Não alongar–se  na apresentação dos componentes da mesa, seus feitos ou suas vidas.
f) Não usar apelidos para identificar os componentes da  mesa ou os visitantes ( use o nome, o pré-nome ou ambos pronunciando – os corretamente ).  
g) Usar sempre  palavreado simples, franco e cordial, que traduza a sinceridade de propósitos.

A Mesa da Presidência deve ser composta, sempre com número ímpar. Não deve ficar lugar vago.
Na composição da Mesa, cargo atual tem precedência sobre cargos anteriores e cargos anteriores sobre cargos futuros.

Os companheiros do clube serão mencionados sempre por último – exemplo: autoridades, convidados, senhoras, cônjuges ( não mencionar - “damas rotárias” - que está fora de moda ),  jovens, etc., companheiros visitantes e companheiros.

Ordem de precedência é a maior dificuldade enfrentada pelos Diretores de Protocolo e exatamente  a mais sensível, porque escancara as falhas protocolares, expondo o clube a situações desagradáveis e críticas, às vezes injustas. Por isso, atenção, muita atenção!    
Não existe tamanho ideal para a Mesa da Presidência.
A experiência recomenda que, por ocasião das reuniões festivas, ela deve ter número que comporte todas as autoridades e os convidados especiais.
Estando presentes vários Governadores todos devem ser convidados à Mesa, se impossível, apenas o mais antigo, que representará os demais, com precedência para Governadores de outros Distritos.

Evitar a expressão “ex-Governador”, mencionando o nome do clube a que pertence, o ano de sua Governadoria e o número do Distrito quando não for do próprio.

No caso de vários Presidentes, o do clube padrinho ou do clube mais antigo representará os demais.

Nas reuniões ordinárias a sugestão é para Mesa com 05 lugares. Ao centro o Presidente, tendo a sua esquerda o Secretário e o Tesoureiro. À direita, o orador, o convidado especial ou autoridade, em seguida o Diretor de Protocolo. Se estiver presente o Governador do Distrito, este ocupará o lugar nº 01, à direita do Presidente. Veja aqui a Ordem Protocolar (conforme deliberação do Conselho Diretor de RI) e exemplos de formação de mesa.

Se necessário,  o Diretor de Protocolo  cederá o seu lugar a outro convidado, localizando–se próximo a tribuna, de frente para a Mesa Diretora e ficando atento para qualquer solicitação do Presidente. 

Não é correto chamar os componentes da Mesa pelo microfone designando-lhes o lugar e depois, iniciada a reunião, fazer a apresentação da Mesa. Utilize cartões com os números dos lugares em duas vias, uma das quais será entregue ao convidado.  

Os números dos lugares visa, tão somente, facilitar a formação da Mesa ( o lugar do Presidente não recebe número ). Apresentado o Presidente é suficiente dizer, a sua direita..., ao seu lado..., na seqüência..., ao lado de. A  sua esquerda..., idem, idem. Evitar dizer,- no lugar nº 1- lugar nº 2- etc, etc. 

Quando uma autoridade não comparecer, o  representante não ocupará o seu lugar, mas sim, o lugar correspondente ao seu próprio cargo ou após a última autoridade presente á Mesa. Atenção para os pronomes de tratamento a serem utilizados para autoridades, convidados especiais e visitantes.

Únicas exceções são os representantes oficiais do Presidente da República e do Presidente do Rotary International.

O Presidente poderá oferecer o seu lugar somente ao Presidente da República.

Cuidado para não esquecer num canto da mesa um convidado especial.

Não ponha à Mesa, duas senhoras, lado a lado. Não consinta que uma senhora ocupe o último lugar, à ponta da Mesa.

Não usar as expressões “Mesa principal”, “Mesa presidencial” ou “Mesa do Presidente”, mas sim, “Mesa da Presidência” ou “Mesa Diretora dos trabalhos”. 

Uma vez apresentada a Mesa que presidirá os trabalhos e existindo outras autoridades ou convidados especiais no plenário, estes serão destacados pelo Diretor de Protocolo, porém não “serão considerados como fazendo parte da Mesa”.

Não deve repetir nomes e cargos de convidados ( e seus cônjuges), se os mesmos já foram chamados nominalmente para compor a Mesa.

Não deve voltar a tribuna para anunciar a chegada de convidados, visitantes ou companheiros retardatários,  salvo se for uma autoridade ou, em casos especiais determinados pela Presidência. Recepcione – os e encaminhe – os aos seus lugares.

Não é pertinente à sua função, apresentar oradores, adiantar assuntos e comemorações de datas ou eventos programados.

Coordenar o trabalho da cozinha e dos garçons para evitar barulho desnecessário quando alguém estiver fazendo uso da palavra.(Alguns clubes adotam a sistemática de realizar primeiro a reunião para depois servir a refeição).

Ao terminar a apresentação, pedir ao plenário uma salva de palmas para a Mesa.

Não oferecer ou devolver a palavra ao Presidente, pois esta prerrogativa é somente do companheiro que preside a reunião. 

Sempre que declinar o número de um distrito, deve pronunciá-lo por extenso, exemplo: Distrito Quatro mil trezentos e dez, e não – quarenta – e - três- dez -, ou ainda, quatro-três-um-zero, como é comum acontecer.

Também o ano rotário deve ser mencionado por extenso: Um mil novecentos e noventa e um, noventa e dois, não apenas noventa e um – noventa e dois.

A grafia correta é do exemplo seguinte: Distrito  4310 e ano rotário 1992-93.

Aguardar os visitantes e, terminada a reunião, acompanhá – los até a saída.

Nomear comissões de recepção (casais) por ocasião das reuniões festivas.

Fazer roteiro passo a passo, em várias vias, destinando cópias ao Presidente, Secretário, responsável pelo bufê, etc, para facilitar o andamento da reunião.

Bandeira Nacional
Apenas o Pavilhão Nacional deve ser saudado no inicio e no final da reunião, como uma demonstração de respeito  à Pátria  e exaltação ao espírito cívico que deve dominar nossas reuniões. (É comum aos Presidentes pedirem salva de palmas também as demais bandeiras, o que não é correto). Em nenhuma hipótese ele deve ser tocado.

Quando houver homenagem a convidados, bolsistas, intercambiados, etc... ou datas de outros Países a comemorar, conceder-se - à precedência ao Pavilhão do País homenageado.
Nesses casos os Pavilhões ficarão no mesmo plano, destacados dos demais. Igual procedimento será adotado quando da execução dos respectivos Hinos.

Organização da Panóplia
Atenção especial deverá ser concedida á panóplia que ocupará sempre, em todas as reuniões, lugar de extremo destaque. Se estiver atrás da mesa, estará em uma posição mais elevada, tendo a tribuna a sua esquerda.

Efemérides
Semanalmente o clube através de boletim, secretário ou mesmo através do diretor de protocolo pode informar os eventos, datas comemorativas ou categoria profissional ou profissional a ser homenageado.

Finalizando...
Como vê, prezado companheiro, você terá que realizar muito trabalho, mas, com certeza o seu ano será bastante agradável.

Aprenderá muitas coisas sobre o funcionamento do clube que talvez não sabia antes.

A experiência será muito valiosa para você quando passar a ocupar outros cargos no clube. Boa Sorte!


Bibliografia sobre  a Diretoria de Protocolo
a) Carlos Wamondes de Macedo. Brasil Rotário. Maio e junho de 1993
b) Norton Severo Batista.Brasil Rotário. Março, abril e maio de 1994
c) José Augusto Bezerra.Brasil Rotário. Outubro de 2000
d) Manual do Protocolo e Etiqueta em Rotary (Ari Sérgio Del Fiol Módulo (R.C. Mogi das Cruzes – Vila Suíça – D.4430)

Texto de autoria de Antonio Reginaldo Geiss (RC de Indaiatuba) baseado na bibliografia acima, com alterações e atualizações introduzidas por diversos outros companheiros.